3. 内部統制の文書化

― なぜ文書化が必要なのか ―

SOX法の404条は、企業の財務報告に関する内部統制の有効性に関して、CEO（最高経営責任者）とCFO（最高財務責任者）が宣誓証明をすることを求めています。財務報告に係る内部統制の有効性について投資家へ報告するために、内部統制を改めて文書化し、加えて、内部統制をなぜ有効と評価したのかについての証拠や記録をすべて残さなければならなくなりました。 この要請にこたえるためには、裏づけとしてグループ内の各社、および各部署で、その状況や評価やテストの結果を一定の文書にまとめることが必要となります。このSOX法に対応するための文書化は、内部統制の実態を説明できる体系的な資料と、その有効性を検証したことを証明できる資料の作成ということになります。

―文書化の流れ―

文書化の一般的な流れを見ていきましょう。

この文書化プロセスにおいて、現場の社員にも様々な協力がもとめられ、まさに全社あげての対応が必要となります。文書化は内部統制の基本であり、もっともコストのかかるプロセスだと言われています。特にSTEP２においては、特に膨大な時間と労力が必要とされており、手作業で対応するのは困難な場合が多いようです。文書化をサポートする様々な文書化支援ツールも次々と登場しています。企業のニーズに見合ったツールの導入や専門家の手を借りることも検討してみましょう。